山东滨州优惠政策

第一第一第一章总则第一条为了适应本市档案信息化发展需要,规范电子文件的归档与电子档案的管理,确保电子档案真实、完整、可用和安全,维护历史记录原貌,促进档案信息资源开发与利用,推动档案信息化又好又快发展,根据《中华人民共和国档案法》《山东省档案条例》《电子档案移交与接收办法》《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894)和《山东省电子文件归档管理暂行办法》等有关法律、法规、标准,结合本市档案工作实际,制定本办法。第二条本办法适用于全市各机关、团体、企事业单位和其他社会组织(下称各单位)在公务活动中产生的,具有保存价值的电子文件的形成、收集、归档、移交与接收、保管、利用。第三条在电子文件的归档和电子档案的管理过程中应当遵循其形成和利用的规律,坚持“统一管理、全程管理、规范标准、便于利用、安全保密”的原则。第四条本办法所称电子文件,是指机关、团体、企事业单位和其他社会组织在处理公务过程中,通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。电子文件由内容、结构和背景组成。电子文件应当具有原生性且具有归档价值,传统载体文件的数字化副本和用于纸质文件起草工作的电子版不归为电子文件。电子文件归档后称电子档案。第五条本办法所称元数据,是指描述电子文件和电子档案内容、结构、背景和管理过程的数据。第六条市、县(区)档案行政管理部门负责对本行政区域内电子文件归档管理工作的规划、协调、监督和指导。加强与电子政务等有关部门协作,建立健全与各单位的指导和联系制度,及时协调解决电子文件归档和电子档案管理中出现的问题。第七条滨州市电子文件中心是滨州市数字档案馆的重要组成部分,是集约化的电子文件和电子档案综合管理平台,面向电子文件形成单位提供电子文件的归档和电子档案的管理、利用与移交功能,面向县(区)档案馆提供电子档案的接收、管理、长期保存和利用等功能。市档案行政管理部门与市电子政务部门共同建设滨州市电子文件中心,并统一推广使用。第八条电子文件归档与电子档案管理系统的功能设计、信息包封装和传输规范应当符合《数字档案馆建设指南》《数字档案室建设指南》、GB/T18894、DA/T58、DA/T48、DA/T47、DA/T46、DA/T38、DA/T22等标准的要求。各单位办公自动化系统中的或单独的电子文件归档管理系统应当通过档案行政管理部门组织的专业验收。第二章电子文件的收集、整理与归档第九条各单位应当把电子文件收集、整理与归档工作纳入本单位文件管理体系,建立健全各项管理制度,保证本单位电子文件应收尽收、应归尽归。第十条各单位办公自动化系统或政务协同办公系统中应当集成电子文件归档系统,具备电子文件的收集、整理和保存即归档功能,具备电子文件元数据的自动采集、关联、保存和输出功能。电子文件应当与其元数据一并归档并建立持久有效的关联,确保元数据齐全完整,无遗漏或残缺,保证电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性。第十一条各单位应当制定电子文件归档范围和电子档案保管期限表,并报同级档案行政管理部门同意后执行。各单位应当认真履行归档责任,保质保量按时完成归档任务,不得以任何借口拒绝归档,不得将有保存价值的电子文件据为己有。第十二条文书类电子文件的归档整理方法参照《归档文件整理规则》(DA/T22-2015)相关规定执行。数码照片材料的归档整理方法按照《数码照片归档与管理规范》(DA/T50-2015)的规定执行。其他类型电子文件参照《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》(GB/T17678-1999)和《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)有关规定执行。第十三条电子文件应当在办理完毕后实时或定期归档,定期归档应当在次年6月30日前完成。已经实现信息系统全程管理电子文件的单位应当在电子文件办理完毕后实时归档。电子文件归档可以采取在线归档或离线归档两种方式。离线归档时,信息包的封装规范应当符合《文书类电子文件元数据方案》(DA/T46-2009)和《基于XML的电子文件封装规范》(DA/T48-2009)要求。第十四条电子文件应当采用符合国家规定的、适合长期保存的文件存储格式归档。(一)文本文件以XML、PDF、OFD、TXT、UOF格式归档。MicrosoftOffice、WPSOffice以及滨州市政府采购目录收录的其他正版软件所生成的文本文件可以直接归档。(二)数据文件应当以其产生的数据库环境为依托进行归档,维持数据原始面貌;或将数据文件转换为可以脱离数据库系统读取的数据表文件归档。脱离数据库系统归档的数据表文件以MicrosoftOffice、WP?SOffice以及滨州市政府采购目录收录的其他正版软件所生成的表格文件格式归档。(三)图形文件位图以TIFF、PNG、GIF格式归档;矢量图以原始生成格式归档。(四)图像文件以JPEG、TIFF格式归档。较为重要的拍摄图像可以以RAW格式归档。(五)影像文件以MPEG、AVI格式归档。(六)声音文件以WAV、MP3格式归档。第十五条归档的电子文件应当真实展现所载内容并可供调取查用,确保电子文件重要的过程稿及其重要的修改痕迹留存,确保电子文件及其元数据自形成起完整无缺、来源可靠且未被非法更改,确保在信息交换、存储和显示过程中发生的形式变化不影响电子文件内容真实、完整。第十六条属于国家秘密的电子文件应当按照相关保密法律法规规定办理归档手续。在批量归档电子文件的过程中,按照密级和安全等级最高的电子文件执行保密与信息安全管理制度。在保证电子文件安全的前提下,应当选择在线归档方式。经信息技术手段加密的电子文件应当在解密后进行归档,压缩电子文件应当解压缩后再进行归档。第三章电子档案的移交与接收第十七条属于国家综合档案馆接收范围的电子档案,应当在归档后4年内,按照同级国家综合档案馆的规定进行移交。条件允许的情况下可以在归档后实时向同级国家综合档案馆移交。对于有特殊要求的电子档案,可以适当延长移交时间。第十八条电子档案移交的主要工作包括:组织和迁移电子档案、检验电子档案、向国家综合档案馆移送电子档案等,具体要求按照《电子档案移交与接收办法》(档发〔2012〕7号)执行。第十九条电子档案的移交可以采用在线或离线方式进行。采用离线方式的,应当使用专用的移动硬盘作为数据存储介质。第二十条各单位在机构改革过程中电子档案的处置工作,参照纸质档案有关处置要求进行。第二十一条电子档案接收主要工作包括:检验电子档案、办理交接手续、接收电子档案、著录保存交接信息、迁移电子档案、存储电子档案等,具体要求按照《电子档案移交与接收办法》(档发〔2012〕7号)执行。第四章电子档案的保管第二十二条市、县(区)档案馆应当对馆藏重要的电子档案进行异质备份。市、县(区)档案馆应当在本省和外省分别选址对馆藏电子档案进行脱机备份。省内备份按照《山东省电子档案容灾备份管理暂行办法》和《山东省电子档案容灾备份工作管理规程(试行)》要求执行。有条件的市、县(区)属省级以上开发区、工业园区档案管理机构应当对本区域电子档案进行异质异地备份。市、县(区)档案行政管理部门应当做好对各开发区、工业园区相关工作的指导和监督。第二十三条各单位的电子档案,已经移交至同级国家综合档案馆的,由国家综合档案馆向山东省电子文件(档案)容灾备份中心进行备份。第二十四条市、县(区)档案馆应当制定《电子档案长期保存计划》。内容包括:电子档案备份制度、电子档案迁移规范和信息安全应急响应体系建设等。第二十五条电子档案的管理措施和保管环境应当达到以下要求:(一)应当对档案馆(室)藏的电子档案进行定期检查,检查方法包括人工抽检和技术检测。其中,人工抽检主要检验存储在脱机载体中的电子档案,每满2年抽检一次,抽检工作应当在3个月内完成,抽样率不低于电子档案总量的10%;技术检测主要检验系统中运转的在线数据,通过电子档案真实性和完整性检测、存储器I/O性能检测等技术,遍历检测系统中运行的全部电子档案数据和存储器,每满1年检测一次,检测工作应当在5个工作日内完成。在定期检查过程中发现问题应当及时采取补救措施。(二)电子档案的脱机备份载体应当选用磁带或硬磁盘。保存在脱机载体中的电子档案应当每满4年迁移一次,数据迁移至新载体后即刻进行一次检查。原备份载体至少再保存4年,保存期满后按照相关保密规定处理,用作电子档案备份的载体不得用于其他任何用途。(三)电子档案的保管环境应当符合《电子信息系统机房设计规范》(GB50174-2008)、《计算机场地通用规范》(GB/T2887-2011)、《计算机场地安全要求》(GB/T9361-2011)等国家标准。第五章电子档案的利用第二十六条各单位和国家综合档案馆应当依法向利用者提供电子档案的检索、利用服务。第二十七条电子档案应当有文件级的计算机检索目录,计算机检索目录与电子档案原文应当建立持久有效的关联。第二十八条电子档案的利用系统应当实现电子档案全文检索功能,具备较高的信息检索效率和准确性。第二十九条电子档案的利用系统应当设置科学、严格的权限控制机制,完善审批和登记程序,确保任何电子档案不会超授权范围利用、复制或公布。第三十条各单位和国家综合档案馆应当制作电子档案的利用件,便于提供利用。第三十一条各单位和国家综合档案馆应当做好电子文件和电子档案的鉴定划控,注意区分涉及国家秘密和内容敏感的电子文件和电子档案,严格按照划控等级和利用范围提供查阅利用服务。第六章附则第三十二条本办法自2017年3月1日起施行,有效期至2022年2月28日。政策解读|领导解读市委副秘书长、市档案局局长冯永田解读《滨州市档案馆收集档案范围实施细则》等文件市法制办主任李玉会解读《滨州市档案馆收集档案范围实施细则》等文件